在確定最適合您的業務的復印機時，許多提供商將幫助您完成整個過程。他們應該從征求建議問卷開始，該問卷詢問與使用量和范圍特別相關的相關問題。但是，許多公司沒有提出正確的問題。他們將試圖向您推銷，將您鎖定在比您需要的復印機大的復印機中，并且每年花費數千美元的不必要費用。另一方面，如果僅按價格出售，則可能多年無法滿足您的需求而與某臺設備結婚，并且比超額收費或缺乏所需功能的花費要多。

    在做出決定之前，應先回答以下幾個問題，以簡化流程并確保所收到的復印機完全符合您的要求。

    顏色是黑色還是白色？

    無論制造商如何，都可以使用黑白或彩色復印機和打印機。大多數顏色選項可以設置為僅以黑白打印。通過服務協議，這將為每份復印節省大量成本，但在必要時可以靈活地進行彩色打印。但是，在大多數情況下，兩臺設備之間存在價格與價值之差。您將需要認真考慮一下具有該功能是否值得投資。

    復制量？

    您公司每月打印的副本數量將決定購買新復印機時的幾件事。如果您的輸出量較小，或者是供個人使用而不是在辦公室范圍內使用，則臺式打印機可能就足夠了。如果要將機器用于多個用戶或合并較小的設備，則可能需要考慮使用更高速度的多功能復印機。無論哪種方式，獲取精確的每月交易量計數都非常重要，以確保您所簽訂的任何服務協議都是準確的，并且只為使用中的交易量付款。

    紙張類型：庫存和尺寸？

    紙張大小和庫存是確定適合您的機器類型的關鍵因素。如果您定期在超大尺寸或非傳統紙張上打印，請確保與提供商的銷售代表聯系，因為每個復印機都有各自的功能。

    功能要求：裝訂，孔打孔，小冊子制作，掃描到電子郵件，傳真等。

    某些功能是某些復印機的標準配置，但在其他情況下，某些特定功能會涉及其他附件，例如裝訂器，這無疑是額外的費用。如果您經常使用大批量的裝訂或打孔等功能，則需要確保這些功能包括在內。但是，如果您認為這些只是不錯的功能，那么您肯定要在做出決定之前權衡費用與收益。

    安全要求？

    如果您在受法規遵從性法規約束的行業中工作或維護敏感信息，那么您會意識到保護流經多功能復印機的信息的重要性。本質上，如果沒有適當的安全措施，您的復印機就像是一臺容易被黑客入侵的計算機。因此，當務之急是要購買的復印機包含所有必要的安全功能，并且必須在使用前啟用它們。應該與您的提供商聯系，以確保采取正確的步驟來設置安全功能。

    未來2-3年您會在哪里看到您的公司？

    盡管您可能確切地知道當前的需求是什么，但是在獲得任何融資機器的回報之前，您應該考慮增長的潛力。如果您希望在不久的將來對公司規模和/或能力進行重大更改，則可能需要考慮做出一種能夠立即滿足這些需求的選擇，而不是陷入可能需要購買第二件產品的情況。設備，或者由于租購或以舊換新而導致您當前的復印機大幅貶值。

    如果您在思考和回答這些問題上花了點時間，經驗豐富的可信賴經銷商的銷售代表將能夠為您提供與您的需求完全匹配的設備。共同確定理想的匹配之后，您便可以評估進行購買的最具成本效益的方式：購買與租賃。最后但并非最不重要的一點是，您應該討論添加服務合同的好處，該合同通常包括墨粉，硒鼓，零件，維護和修理，而不是按需購買零件和服務。